ESAL en Colombia: Guía definitiva para entender todo acerca de esta figura legal (2025)

Las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) son fundamentales en Colombia para organizaciones con fines sociales, educativos, culturales y comunitarios. Estas entidades tienen un papel esencial en promover el bienestar social, gestionando recursos de manera transparente, y se benefician de un régimen fiscal especial.

En este artículo, te explicaré qué son las ESAL, cómo funcionan, qué requisitos deben cumplir y sus responsabilidades legales y fiscales. Si estás pensando en crear una ESAL o tienes dudas sobre esta figura, aquí encontrarás todo lo que necesitas para entender su funcionamiento y cómo aprovechar sus beneficios.

¿Qué es una empresa ESAL en Colombia?

En Colombia, una Entidad Sin Ánimo de Lucro (ESAL) es una organización legalmente constituida cuyo objetivo principal no es la generación de utilidades o ganancias económicas para sus miembros, sino la promoción de actividades de interés general en áreas como la educación, la salud, la cultura, el deporte, el medio ambiente, entre otras.

Estas entidades reinvierten cualquier excedente económico en el cumplimiento de su objeto social y no distribuyen utilidades entre sus asociados. Están reguladas por el Código de Comercio y otras normativas específicas, como el Estatuto Tributario, que establece requisitos y beneficios fiscales para aquellas que cumplan con ciertas condiciones.

Las ESAL son fundamentales para el desarrollo social y comunitario en el país, ya que permiten canalizar recursos y esfuerzos hacia iniciativas que generan impacto positivo en la sociedad.

Responsabilidades tributarias de una ESAL

Sus responsabilidades tributarias están reguladas principalmente por el Estatuto Tributario y otras normativas específicas. Aunque estas entidades pueden acceder a beneficios fiscales, deben cumplir con una serie de obligaciones para garantizar la transparencia y el cumplimiento legal. Entre las principales responsabilidades tributarias se encuentran:

1. Inscripción en el RUT: Una ESAL debe inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) y actualizarlo cada vez que se produzcan cambios en su información.
2. Calificación en el régimen tributario especial (RTE): Para acceder a beneficios fiscales, como la exención del impuesto sobre la renta, la ESAL debe solicitar su calificación en el RTE ante la DIAN. Este proceso incluye la presentación de información financiera, el objeto social y otros requisitos.
3. Presentación del impuesto sobre la renta: Las ESAL deben presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, incluso si están exentas, para informar sobre sus ingresos y actividades.
4. Reporte de información exógena: Si cumplen con los requisitos de ingresos o patrimonio establecidos, deben presentar información exógena ante la DIAN, reportando operaciones relevantes.
5. Pago de retenciones en la fuente: Si la ESAL realiza pagos o abonos en cuenta sujetos a retención en la fuente, debe actuar como agente retenedor y cumplir con el pago y reporte de estas retenciones.
6. Cumplimiento de obligaciones contables: Deben llevar contabilidad bajo los estándares internacionales (NIIF) y garantizar que los recursos se destinen exclusivamente al objeto social definido.
7. Publicación de información: Las ESAL calificadas en el RTE deben publicar su información financiera y de gestión en sus páginas web o en el portal de la DIAN para garantizar la transparencia.
8. Otros impuestos: Dependiendo de su actividad, pueden estar obligadas a pagar otros impuestos como el IVA (en casos específicos) y el impuesto de industria y comercio (ICA).

Cumplir con estas responsabilidades no solo permite a las ESAL mantener su estatus legal y fiscal, sino también preservar su reputación y la confianza de los beneficiarios y donantes. Es crucial contar con una adecuada asesoría contable y fiscal para evitar sanciones y maximizar los beneficios tributarios.

Memoria Económica de una ESAL: ¿Qué Debe Incluir y Cómo Presentarla?

La memoria económica es un informe obligatorio para las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) que se encuentran bajo el Régimen Tributario Especial (RTE) en Colombia. Este documento es esencial para garantizar la transparencia y el cumplimiento de las normativas fiscales y contables. Debe ser presentado anualmente ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) y sirve como una herramienta para demostrar la correcta utilización de los recursos obtenidos por la entidad en actividades sociales, educativas o culturales.

Según la DIAN, la memoria económica debe contener, entre otros, los siguientes aspectos:

1. Descripción de las actividades realizadas durante el periodo.
2. Estado de resultados que muestra los ingresos y egresos de la ESAL.
3. Balance general que incluye activos, pasivos y patrimonio.
4. Cumplimiento de objetivos sociales establecidos por la entidad, con detalle de cómo se utilizaron los recursos para cumplir su misión.

Este informe no solo facilita la rendición de cuentas, sino que también ayuda a mantener el régimen tributario especial, el cual ofrece ciertos beneficios fiscales a las ESAL que operan correctamente y cumplen con la ley. Si estás gestionando una ESAL o planeas constituir una, asegúrate de entender bien qué debe incluir la memoria económica y cómo presentarla adecuadamente para evitar problemas con las autoridades fiscales.

Plazos y vencimiento para solicitar permanencia ESAL 2025

El plazo para que las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) soliciten su permanencia en el Régimen Tributario Especial (RTE) en 2025 es hasta el 31 de marzo. Este proceso es obligatorio y consiste en actualizar el registro web en la plataforma habilitada por la DIAN. Las entidades que no cumplan con este requisito perderán los beneficios del RTE y deberán realizar un proceso de readmisión o calificación para reincorporarse al régimen.

Para realizar la solicitud de permanencia, es fundamental cumplir con los requisitos establecidos, como presentar informes financieros, certificaciones legales, y asegurar la correcta actualización del Registro Único Tributario (RUT) con el código correspondiente al RTE​​.

¿Las ESAL están obligadas a tener revisor fiscal?

En Colombia, las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) están obligadas a contar con un revisor fiscal si cumplen ciertos criterios establecidos por el Código de Comercio y otras normativas relacionadas. Según el artículo 203 del Código de Comercio, una ESAL debe tener revisor fiscal cuando:

1. Sus activos brutos al 31 de diciembre del año anterior superen un monto específico, generalmente definido por la Superintendencia de Sociedades. Este límite puede variar anualmente.
2. Tengan ingresos totales superiores a una cifra determinada, igualmente ajustada con base en las normas vigentes.
3. Por disposición legal o estatutaria, se establezca la obligación de tener revisor fiscal.

El revisor fiscal es el encargado de supervisar y verificar que las operaciones y los estados financieros de la ESAL sean conformes con la normativa contable y tributaria aplicable. Además, actúa como garante de la transparencia en el manejo de los recursos y la adecuada ejecución del objeto social de la entidad.

Es importante que las ESAL consulten los requisitos específicos aplicables al año en curso, ya que pueden variar en función de las actualizaciones normativas​​.

¿Cómo saber si una esal pertenece al régimen tributario especial?

Para saber si una ESAL (Entidad Sin Ánimo de Lucro) pertenece al Régimen Tributario Especial (RTE) en Colombia, existen varios pasos y factores a tener en cuenta:

1. Revisión en el RUT: La ESAL debe estar registrada en el Registro Único Tributario (RUT) de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), donde se debe incluir el código correspondiente al RTE. Si el RUT indica que está registrada bajo este régimen, la ESAL pertenece al RTE.
2. Cumplimiento de requisitos: Para pertenecer al RTE, la ESAL debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por la DIAN, como tener un objeto social sin fines de lucro, destinar sus recursos a fines sociales, y cumplir con la presentación de informes financieros y memoria económica anual. La entidad también debe estar al día con sus obligaciones tributarias.
3. Informe de permanencia: Las ESAL deben presentar anualmente un informe de permanencia en el RTE a la DIAN. Si la ESAL cumple con los requisitos y presenta la memoria económica correctamente, continuará perteneciendo al RTE. Si no lo hace, podría perder los beneficios fiscales asociados a este régimen.
4. Consulta a la DIAN: Si tienes dudas sobre el estatus de una ESAL, puedes consultar directamente a la DIAN a través de su página web o contactando a un asesor fiscal que pueda confirmar si la entidad está inscrita en el RTE.

Te recomiendo que revises también los cambios y actualizaciones que pueda haber sobre este régimen, ya que la DIAN publica de manera periódica normas y requisitos actualizados para las ESAL.

¿Las ESAL están obligadas a facturar electrónicamente en Colombia?

Sí, las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) en Colombia están obligadas a facturar electrónicamente si realizan actividades comerciales y cumplen con los requisitos establecidos por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Las ESAL que generen ingresos por actividades comerciales, como la venta de productos o servicios, deben adoptar el sistema de facturación electrónica, tal como lo requieren las empresas con fines de lucro.

La DIAN ha determinado que todas las entidades que superen ciertos umbrales de ingresos o que realicen transacciones comerciales deben cumplir con esta obligación. La implementación de la facturación electrónica ayuda a mejorar la transparencia fiscal y facilita el control de las transacciones comerciales de la ESAL. Es esencial que estas entidades se mantengan actualizadas sobre las fechas límite y requisitos específicos para la facturación electrónica, a fin de evitar sanciones.

¿Las ESAL son responsables de IVA?

Las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) en Colombia no están generalmente obligadas a cobrar IVA (Impuesto al Valor Agregado) sobre los bienes o servicios que ofrezcan, ya que su actividad principal no busca generar lucro, sino promover fines sociales, educativos o culturales. Sin embargo, sí pueden estar sujetas al IVA en determinadas circunstancias.

1. Actividades comerciales: Si una ESAL realiza actividades comerciales o ventas de bienes y servicios que estén gravados con IVA, deberá cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes, incluyendo la obligación de recaudar y declarar el IVA. Es importante que la ESAL analice si sus actividades están relacionadas con operaciones gravadas, como la venta de productos o servicios comerciales, y no solo con sus fines sociales.
2. Régimen Tributario Especial (RTE): Las ESAL que pertenezcan al Régimen Tributario Especial (RTE) pueden beneficiarse de ciertos beneficios fiscales, pero esto no las exime de cumplir con obligaciones como el IVA si realizan actividades comerciales gravadas.

Por lo tanto, las ESAL pueden ser responsables del IVA si están realizando actividades comerciales o si están inscritas como responsables del régimen común de IVA ante la DIAN. Es fundamental que las ESAL que realicen este tipo de actividades consulten con un contador o especialista fiscal para cumplir con las normativas y evitar sanciones.

Gracias por leer mi artículo sobre las ESAL en Colombia. Espero que la información proporcionada haya sido útil para aclarar tus dudas. Si tienes más preguntas o comentarios, no dudes en dejarlos abajo. ¡Estare encantada de ayudarte!

Fuente: DIAN, Régimen Tributario Especial (RTE) Página oficial de la DIAN sobre ESAL.